Warum ein Webshop ohne ERP-Anbindung heute nicht mehr reicht

Die digitale Erwartungshaltung der Kundschaft

Die Schweiz zählt zu den digital am besten erschlossenen Märkten Europas. Kunden – ob B2B oder B2C – erwarten heute mehr als eine ansprechende Produktpräsentation: Verfügbarkeit in Echtzeit, individuelle Preise, rasche Lieferzeiten und transparente Prozesse sind Standard. Doch diese Anforderungen kann ein klassischer Webshop ohne ERP-Anbindung nicht erfüllen.

Viele Schweizer Unternehmen, insbesondere KMU, betreiben ihre Webshops noch als Insellösungen. Sie bieten ein starres Produktsortiment an, das weder mit Lagerbestand noch mit kundenindividuellen Preisen verknüpft ist. Die Folge: ineffiziente Prozesse, Doppelspurigkeiten und unzufriedene Kunden. Zudem bleiben wertvolle Potenziale im Kundenservice, Vertrieb und in der Datenanalyse ungenutzt.

Dabei liegt die Lösung auf der Hand: Ein ERP-integrierter Webshop auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) bringt Transparenz, Effizienz, Skalierbarkeit – und eröffnet Unternehmen ganz neue Möglichkeiten im digitalen Vertrieb.

Warum ERP und Webshop nicht getrennt gedacht werden dürfen

1. Manuelle Prozesse bedeuten Fehler und Verzögerung

Ohne ERP-Anbindung müssen Bestellungen aus dem Webshop händisch ins ERP-System übertragen werden. Dies führt nicht nur zu Verzögerungen in der Auftragsverarbeitung, sondern erhöht auch die Fehlerquote. Medienbrüche zwischen Systemen erzeugen unnötige Arbeitsschritte und erschweren die Nachverfolgbarkeit.

2. Aktuelle Lagerbestände und Preise sind nicht synchronisiert

Kunden sehen im Webshop Produkte, die im ERP längst ausverkauft sind – oder Preise, die veraltet sind. Dies führt zu Frustration, erhöhter Servicebelastung und Mehraufwand im Lager. Mit Business Central können Webshops Lagerbestände, Lieferzeiten und Preise live anzeigen, was zu mehr Kundenzufriedenheit und niedrigeren Betriebskosten führt.

3. Komplexe Preislogik lässt sich ohne ERP nicht abbilden

Schweizer Unternehmen haben oft differenzierte Preismodelle: Staffelpreise, Rabattgruppen, Sonderpreise für bestimmte Kundensegmente. Ohne ERP-Anbindung ist dies im Webshop kaum wartbar. Mit Business Central sind solche Logiken direkt im Webshop abbildbar – automatisiert, nachvollziehbar und revisionssicher.

4. Kein ganzheitliches Reporting möglich

Ohne Verknüpfung zwischen Webshop und ERP fehlen wichtige Kennzahlen. Ein integriertes System liefert Daten für Absatz, Retouren, Lagerumschlag, Kundengruppen und Produktperformance auf Knopfdruck.

Was eine ideale ERP-Webshop-Integration auszeichnet

1. Zentrale Datenpflege in Business Central

Alle Produktinformationen, Preise, Lagerdaten und Kundenstammdaten werden im ERP gepflegt und automatisiert an den Webshop übertragen. Doppelte Datenpflege entfällt. Die Datenqualität steigt messbar, und Änderungen werden in Echtzeit übernommen.

2. Echtzeit-Kommunikation über APIs

Dank moderner Schnittstellen (REST, OData, Webservices) kommunizieren Webshop und ERP in Echtzeit. Das heißt: ein Kunde sieht nur das, was auch lieferbar ist. Gleichzeitig werden Bestellungen sofort im ERP sichtbar und weiterverarbeitet.

3. Kundenspezifische Sortimente und Inhalte

Gerade im B2B-Bereich wollen Schweizer Kunden individuelle Ansichten: Produkte, Preise und sogar Inhalte unterscheiden sich je nach Kunde oder Kundengruppe. Diese Logik kann direkt aus BC übernommen werden. Auch Sprachversionen oder abospezifische

Warenkörbe lassen sich abbilden.

4. Automatisierte Auftragsabwicklung

Vom Warenkorb bis zur Rechnung: Mit der Integration werden Bestellungen automatisch im ERP gebucht, können dort kommissioniert, verpackt und fakturiert werden – ohne Medienbruch. Auch Lieferscheine, Trackingnummern und Statusupdates lassen sich automatisiert bereitstellen.

5. Nahtlose Integration weiterer Systeme

Ein moderner ERP-verbundener Webshop kann auch Drittanwendungen wie CRM, PIM, Newsletter-Tools oder externe Zahlungs- und Versanddienstleister einbinden – zentral gesteuert über Business Central.

Praxisbeispiel: Schweizer Unternehmen mit Dynamics Webshop

Gastroimpuls Hunkeler Gastro AG

Mit fast 20.000 Artikeln und einer komplexen Rabattlogik war klar: Ein Standard-Webshop würde nicht reichen. Die Lösung: Ein komplett in Dynamics NAV (später BC) integrierter Webshop, der alle Preise und Rabattgruppen aus dem ERP bezieht. Ergebnis: deutlich weniger Supportanfragen, höhere Bestellvolumen und ein stark vereinfachter Katalogprozess. Zudem wurde der Webshop um eine individuelle Gutscheinlogik erweitert.

Eurotrade AG

Ein klassischer Schweizer Grosshändler im Nischenmarkt. Das Unternehmen nutzt einen Webshop, der sich je nach Login zwischen B2B und B2C unterscheidet. Alle Sortimente, Preise und Verfügbarkeiten kommen aus Business Central. Zudem sorgt regelmässiges SEO-Tuning für Sichtbarkeit. Ein integrierter Ratgeberbereich ergänzt das Einkaufserlebnis.

Honegger AG

Mit über 6.000 Mitarbeitenden braucht es mehr als einen klassischen Webshop. Für die Materialversorgung im Facility Management wurde eine App mit Offline-Funktionalität entwickelt, die vollständig mit BC und weiteren ERP-Systemen integriert ist. Sortimentslogik, Benutzerrollen, Warenkörbe je Reinigungseinheit – alles wird zentral in BC gesteuert.

Vorteile für den Schweizer Markt

- Zweisprachigkeit (DE/FR) direkt aus Dynamics gepflegt

- Mehrwertsteuer-Logik gemäss CH- und EU-Regelung

- Stammdaten für Print, Web und App synchronisiert

- Einhaltung von Datenschutz und Hosting-Richtlinien (z.B. Swiss Hosting)

- Individuelle Kunden- und Projektpreise abbildbar

- Schnelle Reaktionszeit durch Live-Daten

Worauf Unternehmen beim Umstieg achten sollten

1. ERP-Datenqualität analysieren

Nur saubere Artikelstammdaten ermöglichen eine gute Webshop-Erfahrung. Varianten, Einheiten, Attribute und Bilder müssen standardisiert sein. Dies ist die Grundlage für automatisierte Prozesse.

2. Anbindung über performante APIs planen

Vermeidet alte CSV-Exporte oder zeitverzögerte Sync-Prozesse. Eine Echtzeit-API mit Dynamics 365 BC bildet die Grundlage für ein performantes System. Die Architektur muss skalierbar sein.

3. Frontend auf Benutzerfreundlichkeit prüfen

Neben der ERP-Logik muss der Shop einfach, schnell und mobil funktionieren. Ein klarer UX-Fokus ist entscheidend für Conversion und Wiederkäufe. Besonders im B2B entscheiden Effizienz und Klarheit.

4. Interne Prozesse mitdenken

Die Digitalisierung des Webshops hat Auswirkungen auf Lager, Buchhaltung, Support und Vertrieb. Change Management, Schulung und Kommunikation sind wichtige Erfolgsfaktoren.

5. Monitoring und Weiterentwicklung einplanen

Ein Webshop ist kein Einmalprojekt. Performance, Conversion, Sortiment und Nutzerfeedback sollten regelmässig ausgewertet und optimiert werden. Die enge Verknüpfung mit BC macht gezielte Weiterentwicklungen möglich.

Fazit: Dynamics 365 BC als Herzstück eines erfolgreichen Webshops

Ein Webshop ohne ERP-Anbindung ist heute nicht nur ein Wettbewerbsnachteil, sondern auch ein operatives Risiko. Schweizer Unternehmen, die auf Dynamics 365 Business Central setzen, haben die perfekte Grundlage für eine effiziente, skalierbare und kundenorientierte eCommerce-Lösung.

Die Kombination aus zentraler Datenhaltung, Echtzeitprozessen und kundenspezifischer Steuerung bietet alles, was ein moderner digitaler Vertriebskanal benötigt – ganz gleich ob für B2B, B2C oder hybride Geschäftsmodelle. Unternehmen profitieren von reduzierten Fehlerquellen, weniger manuellen Eingriffen und höherer Kundenzufriedenheit.

Wer Dynamics 365 BC nutzt, investiert nicht nur in ein ERP, sondern in eine zukunftsfähige Digitalstrategie.