Ersatzteile digital bestellen: So entlasten Sie Ihren Innendienst mit OX Commerce und Microsoft Dynamics 365 Business Central

Der Alltag vieler Schweizer KMU sieht in Bezug auf Ersatzteilbestellungen noch immer überraschend analog aus: Kunden rufen an, schicken E-Mails oder übermitteln Listen per PDF. Der Innendienst muss Artikelnummern nachschlagen, Preise berechnen, Verfügbarkeiten prüfen und Bestellungen manuell erfassen. Dieser Ablauf ist nicht nur aufwändig, sondern auch fehleranfällig – und führt regelmässig zu Rückfragen, Verzögerungen oder unvollständigen Bestellungen.

Gleichzeitig steigt der Anspruch der Kunden an digitale Verfügbarkeit. Besonders in Branchen wie Maschinenbau, Gebäudetechnik oder Anlagenwartung erwarten Kunden, dass sie benötigte Ersatzteile schnell, transparent und idealerweise rund um die Uhr bestellen können. Genau hier setzt OX Commerce an.

In Kombination mit Microsoft Dynamics 365 Business Central oder Dynamics NAV ermöglicht OX die Digitalisierung und Automatisierung des gesamten Ersatzteilprozesses – vom Produktsuchlauf über die Bestellung bis zur ERP-integrierten Übergabe.

Warum klassische Ersatzteilprozesse heute nicht mehr funktionieren

Die häufigsten Herausforderungen in Schweizer Betrieben:

• Hoher administrativer Aufwand: Jedes E-Mail muss manuell verarbeitet werden

• Unklare Informationen: Kunden wissen nicht genau, welche Ersatzteile benötigt werden

• Preis- & Lagernachfragen: Rückfragen führen zu Verzögerungen im Verkauf

• Fehlerquellen: Artikelnummern werden falsch notiert oder verrechnet

Diese Probleme führen zu einem enormen Mehraufwand für den Innendienst und einer schlechten Customer Experience. Dabei wäre die Lösung einfach: ein modernes, ERP-integriertes Kundenportal.

Die Lösung: Ein ERP-integriertes Kundenportal für Ersatzteile

Ein Kundenportal auf Basis von OX Commerce und Dynamics 365 Business Central oder NAV bietet Ihren Kunden genau das, was sie brauchen:

• Self-Service rund um die Uhr

• Zugriff auf individuelle Preise und Verfügbarkeiten

• Bestellhistorie, Versandstatus & Dokumente

Durch die direkte Anbindung via webshop schnittstelle business central oder dynamics 365 api integration greifen alle Daten auf Echtzeitinformationen im ERP zu. Artikel, Verfügbarkeiten, individuelle Rabatte, kundenspezifische Preise und sogar Debitoreninformationen können problemlos übernommen werden.

Typisches Beispiel aus der Praxis

Ein Servicetechniker steht morgens auf der Baustelle und merkt, dass er eine Dichtung und einen Filter für ein bestimmtes Gerät braucht. Statt den Innendienst anzurufen, loggt er sich ins kundenportal mit dynamics 365 ein, sucht per Seriennummer das Gerät, wählt die passenden Ersatzteile und bestellt direkt. Die Informationen werden live ins ERP-System geschrieben – ohne eine einzige E-Mail.

Vorteile für Ihr Unternehmen

1. Entlastung des Innendienstes

Weniger E-Mails, weniger Rückfragen, weniger Tippfehler. Ihre Mitarbeitenden gewinnen Zeit für Kundenberatung, Akquise oder interne Projekte. Der kundenbereich mit dynamics ersetzt die repetitive Arbeit durch automatisierte, fehlerfreie Prozesse.

2. Professionelle Kundenbindung

Ein digitales kundenportal für dynamics 365 vermittelt Kompetenz, Verlässlichkeit und Servicequalität. Kunden schätzen es, jederzeit auf benötigte Informationen zugreifen zu können – gerade im B2B-Segment ist das ein echter Wettbewerbsvorteil.

3. Effiziente Bestellprozesse

OX Commerce ist direkt mit Ihrem ERP verbunden. Das bedeutet: keine Medienbrüche, keine Doppeleingaben, kein Abstimmungsaufwand. Ob via webshop für dynamics 365 schweiz, NAV oder Business Central – die Daten fliessen automatisiert.

4. Flexibel & erweiterbar

Sie möchten später auch digitale Rechnungen, Retouren oder Servicemeldungen abbilden? Kein Problem. Die Plattform ist modular aufgebaut und wächst mit Ihren Anforderungen.

Technische Basis: Die ERP-Integration

OX Commerce kommuniziert über Standardschnittstellen mit Microsoft Dynamics 365 Business Central oder NAV. Die Synchronisierung erfolgt in Echtzeit – dabei können auch Fremdwährungen, Mandanten, Debitorenkonditionen und spezielle Preislogiken berücksichtigt werden.

Unterstützte Features:

• shopify dynamics 365 anbindung (wenn gewünscht)

• erp integration webshop für Drittanwendungen

• Unterstützung von kundenportal interface für dynamics

• onlineshop für dynamics nav mit konfigurierbaren Artikeln

Use Case: Ersatzteile für Gebäudetechnik

Ein Kunde aus der Gebäudetechnik hat über 3'000 Servicetechniker schweizweit im Einsatz. Täglich wurden über 100 Bestellungen telefonisch an den Innendienst gemeldet. Seit der Einführung eines digitalen Kundenportals mit OX Commerce laufen 85 % der Bestellungen direkt über das Portal. Die Rückfragen haben sich halbiert, die Bearbeitungszeit pro Auftrag um 60 % reduziert.

Projektstart: So einfach geht’s

OX Commerce Projekte starten mit einer strukturierten Anforderungsaufnahme:

1. Workshop & Zieldefinition

2. Technische Analyse: Dynamics 365 / NAV Umgebung

3. Design & UX-Konzept

4. Schnittstellen-Konfiguration

5. Implementierung & Test

6. Go-Live & Schulung

Fazit

Der Ersatzteilverkauf ist mehr als ein Supportthema – er ist ein strategischer Erfolgsfaktor. Mit einem modernen, dynamics 365 e-commerce lösung bieten Sie Kunden eine bessere User Experience, entlasten Ihr Team und sichern sich langfristig Marktanteile.

Ein webshop business central in Kombination mit einem intuitiven kundenportal shop integration ist der logische nächste Schritt für Unternehmen, die Prozesse automatisieren und ihre Kunden digital abholen möchten.

Jetzt mehr erfahren: https://www.o-x.ch/ox-commerce

Referenzprojekte aus Ihrer Branche: https://www.o-x.ch/referenzen

OX Commerce – die smarte Kundenportallösung für Dynamics 365 Business Central Kunden in der Schweiz.